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工作影子

发布时间:2019-12-25 14:13  来源:《HR Value》No.54  阅读:364 次  返回

文/ Naomi Stanford


上周,我收到了某人发来的电子邮件, 这个人参加过我发起的多次变革管理会议。她说:“感谢您主持的文化和变革管理会议。我认为这些会议很有趣,因为它们有助于实现我的组织设计和变更技能开发目标。我想知道我是否能作为您的影子,学习您的变革和设计工作,在该领域和我的职业中发展我的知识和经验。”


这个建议促使我更加仔细地研究工作影子――怎样、为什么、如何全方位地进行工作影子工作,以及我在日常工作中如何说明组织设计和变革相关职业是什么样子。我希望工作影子对我们两个人都有所帮助,并为我们提供一次学习体验。


什么是工作影子?一位作家说,它是“在整个工作日或工作周中跟随或追随组织中的某一位专业人员,以便于更好地了解该特定角色所要扮演的角色。”1 另一位作家说:“工作影子的总体目的是让人们了解这个行业的、职业的真正面目。就好像是试驾一样!” 2


马丁在Cleverism3 中反思了这两种方法,他讨论了工作影子的两种主要类型:观察和亲自动手实践。他说,观察时,“您将观察现任员工,记下他们如何开展业务,并了解他们的活动。您就是墙上的一个小飞虫, 聆听和观察员工所说和所做的一切。”亲自动手操作时,“短时间观察,并了解该职位的员工需要做的事情之后,您将承担同样的责任,并承担其中的一些任务。”


另一篇论文《工作影子指南》4,讨论了“爆发交互作用”。在这里,访客/ 来宾将在一段时间内跟随主人的特定活动,这些活动在开始之前都会进行简短的简要介绍,并且进行后续汇报。这种影子计划在短时期内提供了重点突出的活动,而不是被动的持续观察。


我回顾了我上周的工作,以及作为我影子的人是否亲自动手操作,还是更像个观察员。我的整周工作日程包括:


周一: 我有六场会议(三组,每组三人), 主要讨论“我们在培养变革管理能力上正在做什么以及做得怎么样”。另外,我写作的大部分时间是“不间断的办公时间”,所以看我日程的人不再安排会议。这是一个实验, 我在阅读大卫? 斯蒂尔霍尔姆的书5 以及他在海鸥空闲时间(seagull free hour)上的博客6 时想到了这个实验。我正在试着了解这是否能有助于我花相当长的时间进行反思,并撰写一些接近截稿日期的战略文件。


周二:我从早上开始与同事讨论我们正在进行的文化审核。然后,是一个会议,讨论我们正在考虑引入的一个国际认可的变更经理计划7。当天下午,我参加了关于人才和学习文化的合作研讨会8。


周三:我乘火车旅行,去主持一次与勇敢领导力相关的会议,并就智能工作9 进行了电话讨论。


周四:我主持了两次培养变革管理能力的会议,以及下一季度方向设定和优先顺序/ 规划活动的研讨会。我们讨论了“引导”规划技术10,这种技术很流行,但并非在所有情况下都有效。


周五:我与同事一起为我们正在进行的某个大型项目的变革管理工作流程开发了方法和计划。最后,我写完了一份委员会会议论文。


在非日程活动中,我还进行了多次随意和计划外的对话,回复了200 多封电子邮件, 其中一些邮件涉及论文、报告、 PowerPoint 等的阅读和评论。

如果她上周作为我的影子来观察我(而不是亲自实践),那么她将观察到我典型的一周工作。这涉及与同事员工的大量互动、大量的项目计划、主持不同主题的研讨会以及评审他人的文档和工作。


她会以 Andrew Sturdy、Nick Wylie 在其ESRC《内部顾问作为变革推动者》的报告 11 中讨论的方式,学到很多关于我作为内部顾问的工作方式。我所做的工作分为以下4 个部分:


运营效率――我称之为组织设计,即“一种围绕系统或流程改善,让信息和/ 或材料可以更有效地在整个组织中转移的实践”。


组织发展――包括使用基于心理学的分析工具,并且从广义上讲,更多地是关注或侧重于人员而不是工作流程。


战略分析和开发――我正在与战略团队的同事合作,来发展跨战略的一致性,并密切关注不断变化的外部环境,以便有效地“感知并做出响应”。


项目管理――我所做的很大一部分工作是与计划和项目的同事们一起进行的,他们不仅关注变革管理,而且关注各个项目的效率、开发和策略。


看到这,她很可能会问自己,她对四个领域中的哪个领域更感兴趣,还是想发展这所有四个领域?每个人都有自己可以深入了解和/ 或发现更多信息的专业路线。或者她可以考虑成为组织设计和变革方面更具多面性的内部顾问。


鲁菲帕克(Roffey Park)出版过一份关于内部顾问作用的报告12,这个报告虽然有些年代久远,但仍然值得一读。它列出并讨论了组织设计中内部咨询和变革能力所需的能力。这包括:建立关系、保持眼光长远、分离性(即没有既得利益)、积极倾听、自我知识/ 自我意识、达成契约、诊断、设计、对歧义的容忍度、促进和理解变革、数据收集、影响、挑战现状、处理冲突。我会在以上这个列表中加入“商业知识”以及“理解内部的政治驱动力”这两项内容。


对于作为影子的人而言, 他们有很多可用的信息,但对于被影子追随的人而言,可用信息却比较少,虽然我认为马丁在Cleverism 中的说明(我早期博客中提到过) 同样适用于影子和追随影子的人。他建议道:


          ? 为成功而装扮(dress for success)

          ? 守时并表现出热情(be punctual and show eagerness )

          ? 思想开放(be open-minded )

          ? 学会交流(learn how to communicate )

          ? 阅读所有正式文件(read all formal documents)

          ? 要求反馈(ask for feedback )

          ? 报告你学到的一切(report everything you learned )


对于影子和追随影子的人而言,曼彻斯特城市大学的《工作影子指南》 是一个非常优秀的资源,双方都能从中受益。有了这些信息――我也已将这些信息发送给了将要成为影子的人――我们俩都应该享受这次体验。如果您还没有体验过工作影子,那么这值得考虑。双方都能以各自及其所在组织受益的方式从中受益。


注:

1https://www.cleverism.com/job-shadowing/
2https ://my.careerinstem.com/the-employers-guide-to-job-shadowing/
3https://www.cleverism.com/job-shadowing/
4https://www2.mmu.ac.uk/media/mmuacuk/content/documents/human-resources/az/guidance-procedures-and-handbooks/Job_Shadowing_Guidelines.pdf
5https://www.amazon.co.uk/Super-Structured-Overcome-Chaos-Back/dp/1910649996
6https://www.stiernholm.com/en/blog/establish-a-seagull-free-hour/
7https://apmg-international.com/product/change-management
8https://hbr.org/2018/07/4-ways-to-create-a-learning-culture-on-your-team
9https://app.croneri.co.uk/feature-articles/case-smart-working

10https://www.creativefacilitation.com/ideas/2019/8/7/why-roadmaps-lead-to-the-graveyard
11https://pdfs.semanticscholar.org/68dc/2818dd6831ebce88c48b5be34b3af9e1afb6.pdf
12https://www.roffeypark.com/wp-content/uploads2/The-Role-of-the-Internal-Consultant-booklet.pdf
13https://www2.mmu.ac.uk/media/mmuacuk/content/documents/human-resources/a-z/guidance-procedures-and-handbooks/Job_Shadowing_
Guidelines.pdf


作者简介
Naomi Stanford 博士是商业战略和设计领域方面的专家。在华盛顿特区, 她的工作帮助了众多的企业和政府客户,包括壳牌、盖普公司、美国红十字协会、弗吉尼亚州政府以及菲利普莫里斯国际。
她曾就职于玛莎百货、英国航空、施乐、普华永道和保诚集团等著名跨国公司,期间她的能力和经验广受好评。更早些时候,她任教于卡佩利亚大学和加州设计学院, 分别教授博士班的“ 组织理论” 课程和MBA 班的“ 设计策略” 课程。
Naomi Stanford 博士已撰写两本组织设计方面的著作:
The Economist Guide to Organization Design
Organization Design: the Collaborative Approach
她毕业于英国华威大学商学院,此外她也是认证的管理咨询顾问和皇家艺术学会会员。本文仅代表作者个人观点,与平台立场无关。

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