康明斯灵活办公实践

内容来源：马前|人力资源总监|康明斯

目前有很多企业都开始探索灵活办公新模式，但并非所有岗位和企业都适合灵活办公。康明斯中国是在2017年开始打造智能化办公室，在办公方式和地点层面实现了初步的灵活，2020年年初开始尝试弹性工作制，进一步实现了办公时间的灵活，当时受疫情影响，为了保证工作顺利进行，我们不得不考虑新的办公模式。经过一年的尝试和探索，2021年我们正式开始在各大办公室推行弹性工作制，但由于公司员工的类型不同，我们也不是简单地进行全覆盖，而是根据不同岗位的工作性质进行了区分，比如工厂的车间工人只能在工厂实地办公，那么我们一周一次的远程办公对于他们而言并不适用，但是对于所有在办公室工作的员工而言，一周一天远程办公完全没有问题，不会耽误工作进程。因此，我认为企业在推行灵活办公制度之前，一定要梳理不同工作岗位的工作性质，切不可盲目制定制度并将其全覆盖，一定要有所选择。大部分企业都可以进行灵活办公，只是并非对所有员工适用，私以为工作性质才是考量是否适合推行灵活办公制度的关键点，企业的类型倒并非考量因素。

想要更好地推行灵活办公，企业内部一定要先达成共识，只有管理层和普通员工都达成共识，彼此之间建立起信任关系，才能有效实施，比如管理层若是担心远程办公影响工作效率，不愿给员工提供远程的办公机会，那么推行灵活办公制度不仅无法取得预期效果，甚至可能适得其反。内部达成共识后也不能盲目地开始推行，还要有文化和技术作保障，一方面，企业要有足够开放和包容的文化，才能让灵活办公制度在推行过程中阻力更小，另一方面，灵活办公有一项重要的举措便是远程办公，那么远程办公必须有良好的网络和流畅运行的系统作支撑，以保证工作期间大家能远程交流工作和参加线上会议。总之，企业要推行灵活办公制度，人员的共识是底层逻辑，开放包容的企业文化是重要保障，优良的技术系统是必要支持，要保证灵活办公制度顺利推出且能长期运行，三者缺一不可。

我们基于疫情爆发的契机，针对办公模式进行了调整，主要调整方向是让大家办公的时间更灵活，我们内部称为弹性工作制，2020年在北京办公室开始试行，推出了AB班制度，即第一周员工可有一天远程办公，第二周员工可以有半天远程办公，两周为一个周期，进行循环。在AB班试行一段时间后，我们通过调研发现：偶尔的远程办公并不影响工作，无论是团队的融合还是工作的合作和交付都进行得很顺利，我们管理层在了解到这种状态后开始有信心全面推行弹性工作制度。后续我们在试行的基础上又收集了更多相关信息，有了更深入的了解，尤其是国外的案例和市场调研，对我们的实践起到了很大的推动作用。

我们正式施行的弹性工作制主要包含两方面的内容：第一，员工每周可以选择一天时间远程办公，第二，我们设有两个小时的弹性上下班时间，即在办公室办公时，员工的核心工作时间是09：30-16：30，早上和下午分别有两小时的弹性时间，即最早可以7：30上班，16：30下班，最晚可以9：30上班，18：30下班。开始实行弹性工作制后，我们陆续收到了很多员工的反馈，基本都是表示满意和肯定的，因为此举让更多员工能更好地平衡生活和工作，我们与员工也逐渐建立起了更牢固的信任关系。我们没有设置打卡制度，这听起来似乎加强了管理难度，但其实并未影响到日常管理，反而提升了员工对公司的归属感。在康明斯，我们相信大家都会自觉自愿在规定时间内完成工作，会给予大家充分的信任和自由，而不是以打卡制度进行约束。另外，虽然原则上我们规定一周只能有一天可不进办公室工作，但这也不是丝毫不可转圜，当有员工遇到特殊情况，需要更多灵活的办公时间时，可以向公司提出申请，我们会根据实际情况批准其提前离开办公时或是晚一点进入办公室，员工只要不因个人原因影响工作进度即可。

为了保证工作效率，我们引入了先进的线上会议系统，员工不在办公室工作时也能线上介入，与同事讨论和交付工作。就我观察而言，我们在推行弹性工作制后并没有工作效率降低的情况出现，大家普遍都很自觉，能在规定时间内完成工作任务。这与我们严格的绩效管理机制也有关，我们每年都会制定当年的工作计划，由经理级根据整体的工作计划制定工作的交付目标，并跟进员工的具体工作计划，我们在年中和年末会分别进行两次评定，主要评定内容便是经理所提交的交付目标是否完成。我们只看结果，在设定了交付目标后，我们并不关注员工是在什么时间或地点完成的，只要如期完成了自己的工作任务，未影响整体工作进程即可。因此，在这样一层管理机制的保障下，我们的员工即使享受弹性工作制且不受打卡制度的管束也不会耽误工作进程。

除了办公时间的灵活，我们还针对办公室的灵活性推出了“智能办公室”，比弹性工作制运行的时间更长，我们是从美国区开始施行的，在美国区的经验基础上，中国区于2017年完成了变革。

在我们的办公室里，工位可以共享，我们没有设置固定工位，员工到办公室后可自行选择工位开始工作。除了工位，我们的电话间、洽谈间、会议间、休闲区也都是共享的，员工可以根据自己的需要选择合适的工位，也能选择在电话间或休息区办公。因为没有固定工位，所以我们设有个人储物柜，员工的个人物品都可以锁进储物柜，比如与工作相关的文件以及一些需要在办公室用到的私人物品。我们的智能化的办公软件系统成就了无纸化办公，进一步成就了工位共享，因为智能化办公软件系统的存在让我们在办公时几乎不会产生纸质文件，从而为我们共享工位创造了便利条件。除了可以自由选择工位，员工还能选择“用什么姿势工作”以及“和谁一起工作”，我们的很多工位都可以升降，员工可以自行调节工位高度，比如坐累了可以升高桌面站起来工作，还可以自由选择“邻居”，比如需要频繁交接工作的员工可以选择相邻座位，方便面对面交付工作。

对办公室的管理，我们提倡的是“邻里社区”的概念，这有助于增强员工的协作和沟通能力，激发活力，提升办公的灵活性。然而，无规矩不成方圆，我们虽然为员工提供了足够灵活的办公条件，给予了员工一定的办公自由，但为了有序管理，我们也提出相应的办公要求。我们将整个办公区域分为工作位、会议室、休闲洽谈区、电话间、个人储物柜、团队储物柜等多个区域，我们对这些区域的功能做了明显区分，比如会议室与电话间虽然都属于封闭空间，但功能却有着明显区别，会议室可供小型、中型、大型会议使用，电话间一般用于1-2人谈话及小型电话会议。在不同区域办公也要遵守不同的要求，比如，在普通工位上员工只能短暂讨论或通话，在安静工作区需手机静音并且不能讨论，休息洽谈区可以讨论但也不能音量过大。我们通过制定这些规则，让员工在灵活的同时不至过于散漫，方便进行统一管理。

就我们目前的实践情况而言，灵活办公整体的效果很不错，但不可否认的是，这一新型办公模式不可避免地存在一些潜在的问题或风险。

首先，灵活办公会导致绩效管理难度加大，因为远程办公时大家无法面对面讨论和交付工作，一定程度上会影响工作效率，若要推行灵活办公模式，一定要有严格的绩效管理机制。另外，互联网时代下，能保障线上交流的软件层出不穷，在公司内部普及线上办公软件，也能在一定程度上保证工作效率。

其次，工伤的认定和处理变得困难，这方面我们无法在劳动法层面规避和处理，但是可以在日常工作中注重向员工传递安全知识，时常提醒员工注意安全。

最后，员工办公时，尤其是远程办公时，容易因为久坐而导致颈间酸痛等不适症状，因为大部分员工在家工作时相对随意，且一般家庭的板凳、椅子也不会与办公室座椅一样符合人体工学，那么在家办公的时间越长，员工的不适感可能也会更多，因此，我们也要提醒员工注意劳逸结合，尽量不要久坐，要保证适当的运动量。

数字化时代下，各种线上交流的软件或系统越来越发达，在线联系和沟通十分方便，这是灵活办公模式推行的有利条件，此外，大城市就业存在租房难、出行难的问题，若是企业能提供灵活办公模式，让员工选择远程办公，可以很大程度降低就业者的生活成本和时间成本，未来这样的企业想必会越来越受求职者青睐，更容易招到优秀人才。近几年的疫情已经在无形之中推动了国内灵活办公的发展，我相信在这一契机下，未来灵活办公也会逐步趋于常态，会有越来越多企业选择灵活办公的新型工作模式。当然，人作为社会性动物，都有社交的需求，未来的灵活办公也不会完全演变为长期远程办公，员工仍然需要有在办公室工作的时间，以减少孤独感，增强与同事、公司的粘性，提升对公司的归属感。