上海家化人力资源信息化管理实践

发布时间：2020-01-17 信息来源：智享会浏览次数：

徐耀琦 | 人力资源共享中心经理 | 上海家化
付颖 |人力资源系统高级主任 | 上海家化

人力资源信息化的背景

上海家化联合股份有限公司（以下简称上海家化）是一家拥有悠久历史的日化企业，旗下有“佰草集”、“六神”、“美加净”等诸多中国著名品牌。

2006 年，上海家化使用人力资源信息系统――嘉扬eHR 进行人员信息管理以及薪资管理。根据业务的新需求，上海家化在2013 年着手新系统选型工作，最终选择PeopleSoft 作为人力资源信息主数据系统，基于PeopleSoft 平台实现了绩效、员工自助、经理自助等模块的信息化管理。在搭建新系统前，上海家化进行了一系列准备工作，包括需求分析、流程梳理、撰写用户需求规格说明书、针对说明书上的流程与业务部门进行确认等。

人力资源信息化现状

上海家化使用PeopleSoft 中Core HR、Payroll、员工自助、经理自助、绩效、缺勤功能模块。PeopleSoft 作为主数据系统，与OA 系统集成后，一些功能基于OA 平台在前端呈现，数据信息会在后端流转到主数据库系统。

上海家化根据企业人力资源管理的实际运用情况，单独购置搭建了培训系统和招聘系统，它们都与主数据库系统实现对接。进行系统衔接与信息存储时，始终贯彻一个原则：有安全性要求的数据信息存储在PeopleSoft。例如在线上进行招聘管理时，首先人员编制会显示在PeopleSoft 平台上，业务部门根据实际情况提交用人申请，申请通过后，信息会流转到招聘平台，在招聘平台上进行一键发布岗位、查看简历、安排面试等招聘流程管理以及招聘数据分析。当候选人入职时，该员工在招聘系统中的数据就会进入PeopleSoft 系统中的Core HR。

人力资源信息系统建设重点

复杂的事务简单化，简单的事务标准化，标准的事务流程化，流程的事务信息化。搭建人力资源信息系统，实现HR 流程线上化，能够提高HR 日常工作效率，改善员工对HR 服务的体验。上海家化认为在系统建设过程中，流程梳理、明确业务需求、把控上线业务的成熟度十分关键。

梳理业务流程

搭建系统前，上海家化对多项业务流程进行梳理，主要按照以下步骤进行。

第一步：确定流程的框架（明确系统上线需要涉及哪些流程）。

第二步：将流程分类（归属于某一模块，还是跨领域，据此找到对的人对业务进行拍板）。

第三步：划分授权（针对每个流程进行讨论，确定原则，划分授权。梳理出来后，再结合流程框架，整理出授权表）。

第四步：审视流程的公平性与合理性（重新对比各流程，考虑流程中是否存在还需统一的因素）

在此过程中，系统的搭建和管理人员并不是业务流程的owner。所以，流程是否合理，还需要业务人员重点考虑。HRIS 团队会先搭建流程的整体框架，业务部门会根据这个框架结合他们实际操作对流程进行调整，提出他们需要e 化的节点以及e 化的程度，包括哪些数据需要通过系统存储，下一个节点从哪里去调取等。

明确需求

需求是整个项目的核心，系统上线之后，再进行变更会耗费很多资源。因此在搭建人力资源信息系统前、中、后几个阶段，上海家化的HRIS 团队成员会和业务部门紧密沟通，明确业务部门提出的需求。在这个过程中，HRIS 的成员会提供结构化的思路，帮助业务人员将需求表达清晰。

把控上线流程成熟度

需要上线的流程应该保证在线下运行已足够成熟，否则上线后会有一系列“后遗症”。因此，HRIS 人员需要对需求的成熟度进行把控。如若业务流程在线下运行不成熟，不能达到e 化要求，HRIS 人员会建议先在线下先运行一段时间。

上海家化使用嘉扬eHR 系统时，采用“ 按人汇报”的方式，这与未来业务发展需求不匹配。在使用PeopleSoft 系统时，决定选择“按岗汇报”的汇报方式。但由于此方式没有积累过线下管理经验，导致上线后发生问题需要重新梳理相关业务流程并进行线下试运行后再继续e 化，等于在“打补丁”。所以，把控上线流程的成熟度十分重要。

系统建设过程中的挑战及解决方案

挑战

在IT 资源有限的情况下，帮助业务人员明确需求，有条不紊地满足业务需求。

解决方案

在系统上线前，完全确定需求非常困难。HRIS 团队成员会以顾问的角色参与，协助完成需求分析，帮助业务部门明确大部分需求。在帮助业务明确需求的过程中，重点看流程图是否清晰，逻辑能否被明确框定。如果发现模糊地带，HRIS 的成员就会提醒业务部门，并帮助业务部门将需求梳理清楚。另外，让业务部门使用标准语言去规范流程图，例如标e，就说明该步骤需要在线上实现。这时就需要备注说明该步骤在哪个系统上实现，该步骤各个节点是否在同一系统。若不在同一个系统，HRIS 成员还需要对成本、是否影响整个项目的进度进行分析，尽可能寻求最优方案。

上海家化每周召开一次例会，由业务、IT、HRIS 相关成员进行交流，反馈当前进度、进行问题汇总和新需求的定级。每月进行一次月度汇报，IT 部门负责人和HR 负责人会一起参加交流会议，并重点讨论目前有限的IT 资源应先满足哪项业务需求，对HR 业务部门提出的需求进行合理排序并制定后期行动计划。

四类需求如下：

A 类：完整业务模块的首次实施或重新实施。如招聘系统、绩效管理系统

B 类：完整流程或者独立功能的实现。如离职手续办理流程e 化

C 类：流程或功能中某个点的优化

P 类：潜在需求

上海家化针对不同需求有不同的响应机制：

A 类需求：成立专项项目小组，按照完整的项目计划开展

B 类需求：以需求包的形式，按照确认的开发计划实施

C 类需求：实时提报，一般1 到10 个工作日内实现

P 类需求：相关人员进行前期准备工作

需求提报流程图：

上海家化.jpg

在系统上线后，HRIS 和IT 部门共同承担运维工作，业务部门人员在使用中遇到问题或有新的需求，由HRIS 成员首先处理，若无法解决，提交至IT 部门或利用外部资源解决。整个过程中，HRIS 成员负责问题的汇总和追踪，更新后及时告知用户，若是重大变更，负责完成用户培训工作。

人力资源信息数据整合

实施PeopleSoft 系统后，人力资源的数据相比之前更加丰富，数据可以辐射到每个层级。保证数据质量，并将数据进行整合，是数据分析的基础。上海家化实现人力资源信息化不仅为了提高HR 的工作效率，同时开始关注数据，利用数据分析，为人力资源战略甚至企业战略提供决策依据。

进行数据分析前，需要保证数据质量。上海家化在保证数据质量上做了一些设想。首先将系统中的数据划分成为必要数据和关键数据。必要数据：指当员工进入上海家化时，这个数据便输入系统；关键数据：这些数据需要确保正确，数据发生变化时，要第一时间更新。这两种类型的数据审核的方式不同。必要数据在录入阶段进行审核校验，后续应用过程中会再进行核查。关键数据在此基础上，还需在数据流转中找到一个检验它正确性的节点。比如员工的身份证号会结合薪资发放的节点检查正确性，员工小孩的基本信息可以在工会发放六一节福利时去确认。

进行数据管理时，上海家化会遵循以下两个准则：

一处录入，多处引用。

无论是招聘系统、培训系统、OA 系统还是在PeopleSoft 系统上录入数据，该数据在后续流程中只能引用。

重要数据最终流转到PeopleSoft 系统

重要数据以及需要保密的数据最终会从其他系统中流转到PeopleSoft 系统。

人力资源信息化建设的发展方向

在搭建人力资源信息系统后，上海家化的人力资源专业人士工作效率得到提升。HRIS 团队作为HR 和IT 之间的翻译官，在未来人力资源信息化管理的实践道路上，将不断深入探索，提升自身综合能力，促成最优实践。深入理解人力资源业务、帮助业务部门说清楚需求，并针对业务需求的优先级进行合理排序。后期，上海家化人力资源信息化建设主要围绕以下几方面展开。

移动化探索

现在，手机在上海家化员工中的普及程度非常高，上海家化在人力资源信息化管理上也会基于这一现状进行思考和规划，希望员工和经理能够在手机端上使用人力资源信息化带来的移动产品和服务，更集中地获取信息。目前，上海家化正在思考，通过什么途径既能有效整合资源，又能真正给员工带去便利。这涉及企业的IT 规划，需要各部门间协同。规划时，会结合考虑其他部门是否也需要开发移动端产品，能否进行需求整合。另外，上海家化也在考虑是基于微信的企业号、公众号实现还是开发企业内部的APP 予以实现。

优化信息平台

上海家化人力资源信息平台覆盖的人力资源模块将越来越多，目前招聘系统和培训系统都已上线。未来也将更加关注用户体验，不断优化平台，实现平台自动化，提升系统速度和界面友好度性。另外，企业内部会定期对内网进行升级，也会考虑整合这方面资源。

提高数据应用

目前上海家化对于人力资源数据的应用处于基础阶段，内部团队也十分关注这一话题。数据分析不仅仅基于技术开发，弄清楚用什么逻辑进行分析也非常关键。上海家化也在思考怎样将人力资源信息系统中的数据结合员工生活产生的数据进行分析，不断探索哪些关键数据能够助力战略决策。

人力资源信息系统建设的建议

选择系统

国际化的系统功能较为全面，如果企业规模较大，内部有开发团队，一般会选择这类系统。若企业人力资源管理的流程有其独特性，选择系统时还需要重点考虑二次开发的成本以及能力。而人员规模较小的企业，应当结合实际业务需求和企业资源分配，选择符合企业战略发展的人力资源信息系统。

人力资源云平台应该会是未来发展的趋势。但目前，中国的大部分企业Payroll 并不外包，而国外比较成熟的云系统，薪资模块在中国应用还不是很理想，这就意味着，企业上云平台后还是要搭建一个本地部署的系统。除了人员规模较小的企业，一般中国本土企业在使用云平台作为人力资源主数据库系统时还是需要谨慎的。

选择供应商

企业在选择供应商时，建议在投标阶段增加一个“面试”流程，便于双方相互了解。可以重点关注项目经理是否有在同行业其他企业搭建人力资源信息系统的经历，企业需要解决的问题，项目经理曾经是否遇到并有效解决。另外，建议企业邀请项目总监定期来参加系统建设的关键会议，甚至可以将这一条写入合同中。

业务流程梳理

搭建人力资源信息系统的前提是线下业务相对清晰，上海家化在系统建设前期进行了相关业务流程梳理。主要步骤为：确定流程的大框架――为每个流程划分授权――审视相关流程原则的合理性和统一性。建议其他企业在系统上线前，结合业务环境重新思考流程，对流程的效率、效益进行回顾。如果条件允许，建议进行流程模拟，不光梳理流程，并且优化流程后再e 化固化。因为仅仅将原来的流程通过系统实现，并不能排除原来的流程存在不合理性或存在一些无效节点。

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