以电子邮件形式达成的劳动合同是否属于书面劳动合同？

作者：夏利群律师/上海瀛泰律师事务所执行合伙人、劳动法团队负责人

导语：

电子邮件是否属于“书面形式”？又是否具有证据效力？用人单位以电子邮件形式订立的劳动合同是否具有有效性？且让我们慢慢探讨。

案件回顾：

某电子信息研发公司（以下简称电子公司）2012年10月通过公司网站，向社会发布招聘计算机工程师信息。李某看到招聘信息后，即通过电子邮箱与该公司取得联系，咨询有关事项。电子公司于11月10日以电子邮件的形式，回复李某岗位要求、用工期限、工作内容和工作地点、劳动报酬、工作时间以及劳动条件等主要内容，并特别注明劳动报酬实行18万元年薪制，每月预发工资1万元，余额年底根据考核发放；社会保险由公司按照当地基本标准缴纳。李某于11月20日回复愿意入职，并于当年12月1日到岗上班。2013年5月28日，电子公司以李某不符合录用条件为由，将李某辞退，李某申请仲裁，要求电子公司支付未签订劳动合同二倍工资。公司辩称，双方已用电子邮件的形式成就了劳动合同，不存在未签订书面形式的违法行为。

争议焦点：

以电子邮件形式达成的劳动合同是否属于书面劳动合同？

法律分析：

在此问题上，存在两种不同的观点。

第一种观点认为，我国《合同法》第十一条对合同的“书面形式”作出了相应的规定，即“书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式”。因此，以电子邮件形式达成的劳动合同，只要符合生效的条件，就是有效的书面劳动合同。在本案中，电子公司于电子邮件中明确了岗位要求、用工期限、工作内容和工作地点、劳动报酬、工作时间以及劳动条件等主要内容，并特别注明劳动报酬实行18万元年薪制，每月预发工资1万元，余额年底根据考核发放；社会保险由公司按照当地基本标准缴纳，相关内容符合《劳动合同法》第十七条所规定的必备条款的要求。由此可见，其于电子邮件中约定的相关劳动合同的内容明确且具体，同时有符合《劳动合同法》对劳动合同内容的要求，因此属于要约；而李某的不带任何条件的回复则构成了承诺（若李某回复时对要约的内容作出实质性变更的，为新要约，也称为反邀约），因此该书面劳动合同生效。

另一种观点则认为，虽然法律规定下的书面形式存在多种表现方式，但应当对劳动合同法规定的“书面劳动合同”作限缩解释，排除其他书面形式而仅包括“劳动合同书”（即有纸质实体载体的书面劳动合同）。原因在于该观点认为劳动合同法的立法宗旨即在于保护劳动者的合法权益，从立法目的上予以探究，电子邮件形式的劳动合同太过简单，可能灭失且举证较为困难，不利于劳动者主张相关的权利。并且，电子邮件形式的劳动合同无法做到一式二份，由双方各执一份和由双方在劳动合同文本上签字或者盖章。因此，电子邮件形式的劳动合同不属于书面劳动合同，用人单位必须以劳动合同书的形式订立劳动合同，否则应当承担应签未签书面劳动合同的法律后果。

针对以上两种观点，笔者认同第一种观点。具体原因如下：

一、电子邮件形式属于书面形式。如上文所述，我国《合同法》第十一条对合同的“书面形式”作出了规定，“书面形式”包括电子邮件在内的数据电文形式。虽然我国劳动合同法有别于其他民事合同，但是，在劳动合同法未对“书面形式”作出具体而特别的规定时，类推合同法的相关规定以解释劳动合同法下“书面形式”的概念是合理的，也是符合社会大众预期的。同时，我国电子签名法第三条和第四条也规定，民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为符合法律、法规要求的书面形式。因此，如果电子邮件内容符合劳动合同法规定的劳动合同条款内容等其它规定，应被认定为有效的书面劳动合同。

二、电子邮件具有证据效力。根据我国民事诉讼法第六十三条的规定，电子数据属于法定的证据种类之一，具有证据效力。在实际操作中，电子邮件具有快捷、方便的特点，很多单位也确实已经基本采用电子邮件作为沟通方式，在这种时代背景下，还一味否定电子邮件固定事实的价值，是值得商榷的。

从笔者的网络搜索来看，用人单位以电子邮件形式订立劳动合同的情况是存在的，并且相关司法实践倾向于认可电子邮件形式订立的劳动合同属于书面形式的劳动合同。

如上海市长宁区法院曾在以下案例中阐明了其支持电子邮件形式订立的劳动合同属于书面形式的劳动合同的观点：

仲先生在一咨询公司供职，离职时以双方未签订书面劳动合同为由，要求公司支付双倍工资。法院查明，2007年2月，仲先生向该咨询公司递交“入职申请”，当月25日，公司通过电子邮件向仲先生发出录用通知，内容包含劳动合同的基本内容，并对仲先生入职时间、工作岗位、工作地点、劳动报酬、福利及假期等作了约定。次日，仲先生回邮件确认了公司的录用通知给予确认，并于3月1日起到公司报到。法院审理后认为，《劳动合同法》关于未签订书面劳动合同给予双倍工资的规定属于惩罚性条款，针对恶意侵害劳动者利益、故意不与劳动者签订合同的行为。本案中咨询公司以电子邮件发出录用通知，仲先生回复表示接受，双方间的劳动合同成立，因此公司不需要支付双倍工资。

但是，我们需要指出的是，目前法律并未对该问题作出明确的规定，且仲裁和司法机关也未形成共识，并且，从公司规范人力资源管理角度来看，我们仍建议公司应采用劳动合同书的方式订立劳动合同，并做好劳动合同的签收和保管工作，以免在将来出现相关争议时举证不力。

2015年3月7日星期六