某知名互联网企业 | 背景调查及风险等级管理

引入背景调查的契机

在2016 年以前，由不同业务线自行判断是否对候选人进行背景调查，集团层面没有统一的要求。但随着集团越来越多地拓展新业务，社会招聘的招聘量与日俱增，候选人来源更加多元，出于风险管控角度的考虑，于2016 年初正式在集团层面统一推进背景调查政策流程。

背景调查情况

目前，在招聘关键岗位人才时，背景调查是必须完成的一道关卡。内部定义关键岗位考虑两个维度，其一是职级，即超过一定职级需要进行背景调查，其二是岗位性质，敏感、特殊岗位无论职级高低都需经过背调。

实施流程上，开启背景调查的时间点一般是口头告知offer 后，视候选人情况有一定灵活度，但在入职前一定要完成背景调查。

调查主要使用第三方背景调查供应商，部分内部推荐或特殊情况的候选人由HR 自行调查。

调查深度

集团与第三方约定不同的调查套餐，以实现不同的调查深度，业务用人部门根据实际需要进行选择。

调查内容：常规的客观项为身份验证、学历、犯罪记录等；主观项为工作经历、职位、公司、工作表现、竞业协议/ 培训协议等等。

证明人：调查结果需要获得三方的反馈，分别是1、上级、2、人力资源、3、同事或下属。

调查套餐的区别：1、对工作履历的调查数量要求不同（如调查一段、两段或三段）；2、额外可选项目，如商业利益冲突调查等。

风险等级标准

建立风险等级标准

2016 年正式使用第三方进行背景调查前，我们建立风险管控的标准文档，明确定义了各个风险等级标准，对各种情况进行说明，规范和指引第三方的工作。同时，报告项目以红黄绿三色表示风险等级，便于HR 或用人经理能够快速清晰调查结果。

为了风险管控，我们最开始倾向于严格处理每个风险点，不同风险点后续内部审批流程也相对复杂。一旦报告指出候选人某个项目调查结果存在差异，审批流程将是需要业务部门高层进行审批。但这样的流程在一定程度上影响招聘的效率。

细化风险等级

随着招聘量增加，同时大家对背景调查流程也逐渐熟悉和重视，为了提升招聘效率，我们在2017 年年中重新优化了风险等级标准，把风险等级由三个细化为四个等级，用红黄蓝绿表示，报告中用蓝色表示风险略小于黄色。

“蓝色”风险的定义与审批流程

通过1 年多背景调查数据积累，我们总结出了一些出现率高、但风险可控的差异项，即用蓝色表示，具体情况如简历上任职公司写某集团总公司，但实际是子公司。此类情况较多发生，但对候选人表现而言，这一差异造成的实际影响比较小。并且，过往此类问题的后续审批通过率非常高。

定义“蓝色”后，相应调整了对此的审批处理流程。现在候选人被查出“蓝色”风险点，内部操作上只需要人力资源和用人经理层面审批，不再需要更高层级决定，加快了处理效率。

阶段性成果

划分风险等级标准的初衷就是规范供应商工作，方便HR 和用人经理快速了解调查结果。更新细化后，目前效果不俗，确实提升了一定效率。

供应商考核

目前集团同时使用多家第三方背景调查供应商，并从调查质量、工作效率、客户体验等维度对其进行考核。我们按月度统计供应商的整体服务结果，按季度进行供应商考核。报告准确性、操作规范、反馈及时性都是我们非常关注的问题。

在反馈及时性方面，我们不仅规定出具报告的工作日（常规为获得授权起，出具报告时间不超过5 个工作日），也需要供应商针对不同情况及时提供书面反馈，例如候选人不配合授权，供应商要在1 个工作日内告知我们。

挑战与未来计划

流程效率需进一步提升，目前我们已讨论优化的方案，计划将背景调查的部分环节前置，通过系统进一步提高效率和数据监控。