一下科技——从0 到1 搭建人才库

段金龙 高级人力资源经理 一下科技

业务背景

一下科技于2011 年成立，目前企业规模约2000 人左右，内部存在大量小型事业部和项目组，业务模式为多产品向前推进。这就决定了企业招聘的特点：不同的事业部的招聘岗位会存在重合，如产品、研发、运营等，这对于内部简历流转的要求较高。这一背景也促使外部人才库从过去较为传统的EXCEL 表格形式逐渐转为使用系统的形式。

外部人才库概况

人才库发展历程

2017年以前，企业内并没有较为成型的人才库概念，所有简历的使用记录均借助EXCEL 表格完成。

2017年7月开始，一下科技开始对简历工具进行优化，除了原有的EXCEL 表格，还要求每一位招聘经理建立简历包并上传至内部的共享文件夹，这些简历会按照招聘经理、业务部门、日期等维度进行初步分类。

随着企业规模逐渐扩大，原本人工记录的方式已经难以满足业务需求。2017 年底，一下科技与第三方进行合作，正式上线招聘系统， 其中便包含了简历库的功能。2018 年初，该系统开始顺利实施与运行。目前，一下科技也正在着手进行自研系统的工作。

人才库简历量：11000份左右。

外部人才库系统搭建流程

原有简历分类与批量上传

早在仍使用EXCEL 表格进行简历管理的阶段，一下科技已经对简历进行了初步的分类，这部分“存量”为人才库数据的积累提供了基础。利用好原本已有的简历资源，能够让企业在搭建人才库之初，避免“从0 开始”。

打通内外招聘渠道简历上传通道

在招聘渠道相对稳定的情况下，除了外部网站，内推和猎头是一下科技目前较为主要的简历来源渠道。但是与外部网站可以直接联合不同，内推和猎头需要另外增设不同的简历通道。一下科技为此优先打通了这两个渠道，方便内推和猎头的简历可以进入系统。

保证所有简历均入库

为了保证所有简历均入库，并且能为公司中所有的招聘需求所用， 从招聘模式的管理上看，一下科技要求招聘经理所有的招聘工作必须在系统中成。从考核手段上看，企业均以系统数据――简历上传量作为招聘经理的关键考核指标之一，未入库的简历即使最终录用也不会被计入绩效。这些手段在一定程度上避免了简历不入库的问题。

促进简历库的盘活与流转

当前一下科技主要对于需要重点攻坚的职位进行定向的盘活与维护。企业会将所有致力于某一重点招聘方向的招聘经理组成专门的项目组，并指派专门的项目负责人。项目组负责将所有与该职位方向匹配的简历打包后同时发给有需求的部门，进行平行推荐。这一做法可以让业务部门对于人才有竞争意识，提升投入度与配合度，并且也有利于根据业务部门本身对职位需求的紧急程度优化候选人资源安排，如：A 部门职位需求较为紧急，对于候选人简历的响应往往会更为快速积极；B 部门对于同样的岗位需求度相对较低，当需要招聘候选人时可以再利用A 部门曾经并未入职或选上的简历资源。

另外，在职位发出offer 后，由于候选人的入职、留任状况仍处于较不稳定的阶段，企业在外部的职位申请并不会马上关闭。这意味着仍会有候选人投递简历，简历也会继续积累。此时，若恰好另外一个部门也产生了该职位的需求，就可以利用这段时间所积累的简历，进行内部的推送。以上这些方式都有效促进了简历资源最大化的应用和有序流转。

外部人才库搭建过程中的关键点

HR内部认知的统一

从长远看，人才库是为了企业长期的人才储备而搭建的，因此对于招聘经理个人而言如何更有动力去使用人才库系统，改变原本使用EXCEL 表格的习惯，是让HR 内部统一认知的关键。为此，需要培养招聘经理发展自我的意识：让他们了解到使用系统是目前的趋势，随着企业规模的扩大，原始的方式终将难以满足需求，招聘经理自身若不与时俱进，必然难以向上继续发展。

让业务部门愿意参与进来

在统一了HR 内部的认知后，需要招聘经理不断对业务部门进行传递和引导，让业务部门也对人才库系统有一定的认知，使人才库的运转更为通顺。但是由于企业内个业务部门、各地区之间的实际情况均有一定差异，目前一下科技设立了专门人员负责各地区、部门的系统对接， 该名人员除了完成自己的招聘工作外，还需要跟供应商及内部人员进行沟通，也负责到当地提供现场系统使用指导和咨询。

明确自身的需要和定位

在一下科技目前的企业体量下，对于简历库的要求是精准而非量大。企业要求招聘经理加强筛选的过程，在sourcing 时要有自己的判断。只有匹配岗位需求的合格简历才会进行入库的操作。并且在简历数量不是特别多的情况下，让每个招聘经理聚焦于某一具体的招聘方向，持续沟通，保持紧密的联系，如：举办非正式的聚餐等。

外部人才库搭建成果

在某个岗位出现压力时，可以直接至外部人才库调取资源并形成分类，有效应对岗位的紧急缺口。

借助简历的流转记录，能够进行招聘经理工作的定量分析，如： 工作量、面试量分析等。

未来发展方向

将数据完整地匹配入系统，使数据的更新进一步细化。

提升业务在使用人才库时的匹配度。

当未来有更多的简历进入时，更好地去发挥这些简历的价值。

保证入库简历的质量，提升招聘经理对简历质量把控的能力。

寻找除群发邮件或短信外，更有创意和有效的人才维护方式，激活人才库。

建议

人才库的工具本身不是最重要的，而是要去满足业务的需要，剔除无意义的信息，提升简历库的有效性，采用的工具应该结合企业实际现状。

HR 对于业务需要有深入理解，而不是简单完成业务部门的招聘任务。只有招聘经理自身对于业务有一定的判断，人才库才能更好地发挥自身的价值。