某高科技互联网企业A：后疫情时代远程办公的“冷思考”

远程办公背景

某高科技互联网企业A 的业务分布于深圳、上海、北京、南京等多个重点一二线城市，每条业务线均会在多地布人，多地之间的跨部门合作协同对于A 企业而言是一种常态。疫情爆发后，远程办公让企业“被迫”进入全员远程办公的状态，这对A 企业长期以来的协同办公而言，既存在机遇，又面临着一系列的挑战。

远程办公所带来的挑战

• 沟通效率下降：相比面对面的交流，远程办公常常面临的问题便是沟通效率的下降。尤其是对于管理工作而言，面部表情、语气、外部环境等因素对于日常工作的沟通常常至关重要。

• 远程办公会带来一定的：对于诸如财务、法务等岗位而言，日常工作常常会接触企业的敏感信息，远程办公时，沟通内容很可能会被截图，这些都会造成信息泄露的风险。

• 部分岗位的工作结果难以管理和把控：以A 企业网络运维师这一岗位为例，该岗位的员工负责全国各地各个网点网络的维护，长期处于各地奔波、远程办公的状态。对于该岗位而言，最为明确的考核标准便是“问题是否得到了解决”。然而由于涉及到IT 技术， 非专业人员难以对技术实现本身做出评价和管理，因此若运维师本人缺乏责任心，在解决问题时利用专业信息差，敷衍了事，企业也无法在第一时间发现。

远程办公所带来的机遇

在疫情爆发前，A 企业内部并没有特别体系化的办公协同工具或软件，平时的沟通交流仍依赖微信等社交媒体。这样的沟通对于一家高科技互联网企业而言存在着巨大的风险，一些关于研发、产品相关的信息很可能会泄露出去。

随着疫情的爆发，企业内全面开展了远程办公，在办公协同工具方面也采购了专有的系统，给异地之间的协同办公带来了极大的便利性。

• 办公协同软件的主要应用场景

这样的办公协同工具主要在以下几个场景发挥作用：

    1.促使组织协同更加高效。高效的工具能够促进跨部门的沟 通和协同。

     2.促使组织经验更好地沉淀并作为培训的补充手段：部分共 享文档、政策相关文件过去的分布均较为零散，有了专有 的办公协同软件后，这些文件均可以统一上传并保留下来。 同时办公协同软件的部分功能可以帮助企业将线下的培训 更快地转向线上，不需要再额外采购其他的线上培训工具， 解决了一时的“燃眉之急”。

3.与原有的系统打通，促进办公场景的数字化转型：以预定 会议室这一场景为例，过去员工若想预定会议室，A 企业 的员工需要在OA 系统上发起，发起后员工会收到确认的 邮件，并且需要通过点击链接的形式进行会议室的签到， 多次不签到会被系统“拉黑”。然而，用邮件签到终究是便 利度较低的方式，在上线办公协同软件并与OA 打通后， 每次在OA 预定会议室后，员工会在办公协同软件上收到 提醒，并且可以一键签到，便利度大大提升。

• 办公协同软件的选型考量因素

     1.历史数据的保留及迁移是否安全、平稳：需要评估是否跟 现有系统打通，或者并轨迁移。

      2. 系统功能是否完善：以下功能可能需要企业在采购时重点 关注――

        2.1.线上会议的清晰度、流畅度，是否提供录屏功能

        2.2.共享文档功能是否完善，是否支持不同文件类型协同操作

        2.3.通讯录功能是否完善：对于规模较大、组织结构复杂的企 业而言，一个清晰、便捷的通讯录能够帮助员工快速与其他部门 的同事建立联系，打破组织内原有的部门壁垒。

        2.4.审批流是否能够支持较为复杂的场景。

      3.是否能和现有的系统打通

• 为什么没有选择自行研发协同办公工具

作为一家高科技互联网企业，A 公司完全具备自行研发协同办公工具的技术力，但最终仍选择了外部采购，原因主要有两点：

• 即使是看似十分的功能，也需要长期的迭代与打磨。疫情 当前，自行研发显然难解“燃眉之急”；

• 开发任何一种工具或者产品，都需要投入技术人员。在业 务压力较大的情况下，技术力仍需要投入到主营业务之上。

人力资源可以在远程办公这一制度中发挥怎样的作用

人力资源部门在疫情期间是远程办公的一个推动者和助力者，他们需要主动出来重新定义这种新的工作方式，包括：如何在疫情期间借助远程办公维持公司的平稳运转，应该采用哪些管理工具，具体应该如何开展远程办公等。

而在平时，人力资源部门也可以更好地促使远程办公制度的落地， 如：培养员工使用办公协同工具的习惯、将各种工作沟通群转移至办公协同软件并强调让员工多使用、将邮件的收发统一至相同的邮件平台等。

后疫情时代，远程办公给企业留下了什么

疫情趋于稳定后，A 企业便恢复了原本的工作制度，不再全面开展远程办公。但这并不意味着这一段特殊的历程没有给企业留下任何有价值的经验，对于A 企业而言，疫情期间远程办公的开展使得企业数字化的基础更为完善，协同办公的工具将在长期内更好地助力跨部门的合作，提升工作效率与沟通效率，并且在培训的场景中也将持续发挥作用。